Informativa sul trattamento dei dati personali

Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, rivolta al personale che utilizza il portale "Ingenera Presenze".

Versione 1.0 del 21 settembre 2026. I campi tra parentesi quadre vanno completati dal Titolare prima della pubblicazione.

1. Titolare del trattamento

Ingenera S.r.l., con sede in [indirizzo], P. IVA [numero], email [privacy@ingenera.it], PEC [pec@ingenera.it]. Responsabile della protezione dei dati (se nominato): [nome e contatto].

2. Che cos'è il portale e quali dati tratta

Il portale registra presenze, lavoro da remoto, trasferte, ferie, permessi e mette a disposizione documenti aziendali. Tratta le seguenti categorie di dati:

Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email aziendale, telefono, reparto, mansione, ruolo nel portale, date di assunzione e cessazione.
Dati di presenza: orario di ingresso e uscita, inizio e fine trasferta, inizio e fine del lavoro da remoto, correzioni richieste e approvate, inserimenti manuali di HR con relativa motivazione.
Dati su ferie e permessi: richieste, esiti, note, saldi, maturazioni e rettifiche.
Dati sull'orario contrattuale: ore settimanali, orario giornaliero, giorni di ferie e ore di permesso annue, saldo iniziale.
Dati tecnici di sicurezza: identificativo del dispositivo o badge QR/NFC autorizzato, registro delle operazioni (audit) con data, ora e autore, registro delle aperture dei documenti.
Posizione geografica, con le limitazioni descritte al punto 3.
Eventuali dati particolari, limitatamente all'esistenza di assenze per malattia, maternità/paternità o permessi Legge 104. Il portale registra solo la tipologia e il periodo dell'assenza, mai diagnosi o certificati.

3. Come viene usata la posizione

La posizione viene richiesta al browser o all'app esclusivamente nel momento in cui la persona preme il pulsante di ingresso o di uscita (o "Ho dimenticato l'ingresso"), con una singola lettura istantanea. Non esiste alcun rilevamento continuo, in background o al di fuori di quell'azione.
La posizione serve unicamente a verificare che la timbratura avvenga entro il raggio della sede aziendale ("geofence"). Il confronto avviene sul server e, superata la verifica, viene conservato solo l'esito positivo. Le coordinate, la precisione e la distanza dalla sede non vengono memorizzate né mostrate a nessuno.
Se la verifica fallisce, la timbratura non viene registrata e nessun dato di posizione viene salvato.
Per il lavoro da remoto, le trasferte, il chiosco QR e le correzioni non viene richiesta alcuna posizione.
Negare l'accesso alla posizione impedisce solo la timbratura da browser: restano disponibili il chiosco QR in sede e la rilevazione manuale da parte di HR.

4. Finalità e basi giuridiche

Finalità	Base giuridica
Rilevazione delle presenze, calcolo di ore lavorate, straordinari, ferie e permessi, gestione di trasferte e lavoro da remoto	Esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b) e adempimento di obblighi di legge in materia di lavoro, previdenza e sicurezza (art. 6.1.c)
Verifica che la timbratura avvenga presso la sede (geofence)	Interesse legittimo del Titolare alla correttezza della rilevazione (art. 6.1.f), nel rispetto dell'art. 4 della L. 300/1970
Gestione di assenze per malattia, maternità/paternità e Legge 104	Obblighi e diritti in materia di diritto del lavoro (art. 9.2.b)
Sicurezza degli accessi, tracciabilità delle operazioni, prevenzione di abusi	Interesse legittimo (art. 6.1.f) e obblighi di sicurezza (art. 32)
Distribuzione di documenti aziendali e relativo registro di apertura	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e interesse legittimo (art. 6.1.f)

Il consenso non è la base giuridica del trattamento: nel rapporto di lavoro non sarebbe liberamente prestato. Il conferimento dei dati è necessario per la gestione del rapporto di lavoro; il mancato conferimento impedisce l'uso del portale.

5. Chi può vedere i dati

Ogni dipendente vede esclusivamente i propri dati.
Il personale HR e gli amministratori vedono i dati di presenza, assenza e anagrafica di tutto il personale, per le sole finalità indicate, e ogni loro operazione è tracciata nel registro di audit.
Il portale non effettua profilazione né decisioni automatizzate con effetti giuridici. Le uniche automazioni sono la chiusura serale delle presenze rimaste aperte, la maturazione mensile di ferie e permessi e i promemoria in-app: ogni loro effetto è visibile e correggibile da HR con tracciamento.

6. Destinatari e trasferimenti

I dati sono trattati da fornitori nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28:

[Supabase Inc.] per database, autenticazione e archiviazione dei documenti, regione [indicare la regione UE del progetto].
[Cloudflare Inc. / Vercel Inc.] per l'erogazione dell'applicazione web.
[Resend Inc.] per l'invio delle email di notifica, se attivato.
[Consulente del lavoro / studio paghe], per l'elaborazione delle retribuzioni.

Ove un fornitore tratti dati al di fuori dell'Unione Europea, il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o di una decisione di adeguatezza. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità proprie.

7. Conservazione

I periodi seguenti sono configurati nel portale e applicati automaticamente ogni notte:

Registro delle operazioni (audit): 24 mesi.
Registro delle aperture dei documenti: 24 mesi.
Notifiche nell'applicazione: 12 mesi.
Credenziali di dispositivi e badge revocati: 12 mesi dalla revoca.
Coda delle email di notifica: 12 mesi.
Posizione geografica: non conservata (vedi punto 3).

I dati di presenza, assenza, ferie e permessi sono conservati per la durata del rapporto di lavoro e per 5 anni dalla cessazione. Alla scadenza un amministratore li cancella dal portale: timbrature, assenze, saldi e orari vengono eliminati e il profilo viene reso anonimo, mantenendo solo la tracciabilità delle operazioni che la persona aveva compiuto su pratiche altrui. Restano salvi i termini più lunghi previsti per la documentazione retributiva e contributiva ([10] anni) o in caso di contenzioso: in questi casi il Titolare sospende la cancellazione fino al termine dell'obbligo.

8. Diritti dell'interessato

Puoi esercitare in qualsiasi momento i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR) scrivendo a [privacy@ingenera.it]. Le timbrature errate si correggono direttamente dal portale con una richiesta di correzione, che resta tracciata. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Controlli a distanza

Il portale rileva presenze e, al solo momento della timbratura, la posizione. Ai sensi dell'art. 4 della L. 300/1970 e dell'art. 114 del D.Lgs. 196/2003, il Titolare dichiara che [è stato sottoscritto l'accordo con le rappresentanze sindacali in data ... / è stata ottenuta l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro in data ...]. Le informazioni raccolte sono utilizzabili ai fini del rapporto di lavoro solo nel rispetto di questa informativa.

10. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata in caso di modifiche al portale o alla normativa. La versione in vigore è sempre disponibile nel portale alla pagina "Informativa privacy" e viene comunicata al personale a ogni revisione sostanziale.